Offentlig upphandling av konst

Uppdaterades senast 250114

Arbetar du med inköp i en offentlig organisation? Eller är du en kreatör som vill kunna ha offentliga aktörer som kunder? Då är det värdefullt att känna till det viktigaste i de regelverk som styr offentliga inköp. Reglerna finns till för att säkerställa att gemensamma resurser används på ett ansvarsfullt och rättvist sätt.



För inköp av konst och estetiska tjänster finns det några olika nivåer att ha koll på. Dessa nivåer är utformade för att skapa balans: större inköp kräver tydlig kontroll över kostnader och kvalitet, medan mindre projekt inte ska tyngas av onödigt omfattande administrativa processer. Oavsett vilken nivå som gäller är det centralt att både beslutsfattare och utförare förstår hur reglerna påverkar deras möjligheter och ansvar.

Direktupphandling – ett förenklat förfarande

Vad är direktupphandling?

Direktupphandling är ett förenklat upphandlingsförfarande som gäller för kontrakt vars värde understiger 700 000 SEK. Detta gör det möjligt för upphandlande myndigheter att snabbt och effektivt genomföra inköp utan krav på annonsering eller formella anbudsförfaranden. Reglerna för direktupphandling regleras i 19 a kap. lagen om offentlig upphandling (LOU).

Grundprinciper

Även vid direktupphandling måste myndigheten följa de grundläggande principerna i 4 kap. 1 § LOU:

• Likabehandling: Alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma möjlighet att delta.
• Icke-diskriminering: Beslut får inte fattas på otillbörligt diskriminerande grunder, exempelvis lokal fördel.
• Transparens: Myndigheten ska kunna motivera sitt val och redogöra för hur processen genomförts.
• Proportionalitet: Kraven på leverantörer och processens omfattning ska vara rimliga i förhållande till uppdragets storlek.

Marknadsanalys och konkurrens

För att en direktupphandling ska vara lagenlig krävs en viss grad av marknadsgenomlysning:

• Identifiera leverantörer: Kommunen eller myndigheten bör undersöka vilka leverantörer som är relevanta, exempelvis genom webbsökningar, kontakt med branschorganisationer eller förfrågningar till några få leverantörer.
• Jämförelse: Det är inte nödvändigt att tillfråga alla potentiella leverantörer, men valet måste kunna motiveras utifrån objektiva kriterier som pris, kvalitet och erfarenhet.

Dokumentation

Direktupphandlingar över 100 000 SEK måste dokumenteras enligt 19 a kap. 11 § LOU. Dokumentationen ska innehålla:



• En beskrivning av vad som upphandlats.
• Leverantörens namn och motiveringen till valet.
• Priset för upphandlingen.
• Skälet till att direktupphandling har valts.

Upphandlingar mellan direktupphandlingsgränsen och tröskelvärdet

Annonseringsplikt

För upphandlingar som överstiger 700 000 SEK men ligger under EU:s tröskelvärde (1 650 000 SEK) krävs annonsering enligt 19 kap. LOU. Annonsering ska ske i en svensk annonsdatabas, och upphandlingen måste vara öppen för alla leverantörer som uppfyller kraven.

Vad innebär detta i praktiken?

• Myndigheten måste ta fram tydliga upphandlingsdokument som beskriver kraven på tjänsten eller produkten.
• Tidsfrister och utvärderingskriterier ska anges tydligt.
• Transparensprincipen innebär att alla beslut ska kunna motiveras och granskas.

Upphandlingar över tröskelvärdet – högsta kravnivån

EU-annonsering och långtgående krav

Vid upphandlingar som överstiger tröskelvärdet (1 650 000 SEK för varor och tjänster) ställs högre krav på processen:



• Annonsering måste ske i TED (Tenders Electronic Daily), EU:s databas för offentlig upphandling.
• Myndigheten måste följa detaljerade regler för tidsfrister, utvärderingskriterier och dokumentation.

Nyckelbegrepp och förkortningar

• LOU (Lagen om offentlig upphandling): Svensk lagstiftning som reglerar hur offentliga upphandlingar ska genomföras. Lagen bygger på EU:s upphandlingsdirektiv och syftar till att säkerställa att upphandlingar är öppna, rättvisa och kostnadseffektiva. LOU innehåller också särskilda svenska regler och undantag.
• Konstnärlig kvalitet: Ett kriterium som används vid upphandling av konst, särskilt vid direktupphandling eller konstundantaget. Bedömer verkens estetiska, tekniska och konceptuella egenskaper.
• Direktupphandling: En förenklad upphandlingsform som används för inköp under en viss ekonomisk gräns (700 000 SEK enligt LOU). Här kan beställaren direkt välja en leverantör utan att genomföra en öppen anbudstävling.
• Anbud: Ett formellt erbjudande från en leverantör (t.ex. en konstnär eller ett tjänsteföretag) att utföra en tjänst eller leverera en produkt till ett specificerat pris.
• Anbudsinbjudan: Ett dokument som offentliggörs av upphandlande myndighet där man specificerar vilken vara eller tjänst som upphandlas och under vilka villkor. Innehåller kravspecifikationer och utvärderingskriterier.
• Upphandlingsdokument: Samlingen av alla dokument som rör en upphandling, inklusive anbudsinbjudan, kravspecifikationer, kontraktsvillkor m.m.
• Kvalificering: Processen där leverantörernas förmåga att uppfylla upphandlingens krav bedöms, baserat på deras ekonomiska ställning, tekniska förmåga, erfarenhet m.m.
• Tilldelningskriterier: De kriterier som en upphandlande myndighet använder för att bedöma och jämföra inkomna anbud och utse en vinnare. Dessa kan inkludera både pris och kvalitativa aspekter.
• Ramavtal: Ett avtal mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer om köp av varor eller tjänster under en bestämd period, med fördefinierade villkor.
• Förhandlat förfarande: En upphandlingsmetod där den upphandlande myndigheten förhandlar om villkor och priser direkt med en eller flera utvalda anbudsgivare.
• ESPD (European Single Procurement Document): Ett standardiserat EU-dokument som underlättar kvalificeringsprocessen i offentliga upphandlingar. Företag självförsäkrar att de uppfyller ställda krav.
• TED (Tenders Electronic Daily): Den europeiska databasen för offentlig upphandling där alla upphandlingar över tröskelvärdena inom EU ska annonseras.
• Marknadsanalys: En process där den upphandlande myndigheten undersöker marknaden för att identifiera potentiella leverantörer och säkerställa konkurrens vid upphandlingen.
• Transparens: En grundläggande princip inom offentlig upphandling som innebär att alla steg i upphandlingsprocessen ska vara tydliga och möjliga att granska i efterhand.
• Likabehandling: En princip som innebär att alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma möjligheter att delta i en upphandling.
• Konstundantaget: Ett undantag enligt 6 kap. 14 § LOU som möjliggör direktupphandling av konstverk eller konstnärliga tjänster över direktupphandlingsgränsen, under förutsättning att uppdraget har en unik konstnärlig karaktär. Undantaget har visat sig juridiskt svårt att åberopa och bör användas med stor försiktighet om alls.
• Proportionalitet: En princip som kräver att kraven på leverantörer och processens omfattning ska vara rimliga i förhållande till kontraktets värde och art.

Användbara resurser

Lag (2016:1145) om offentlig upphandling

Upphandlingsbryggan En organisation med syftet att fungera som en bro mellan kreatörer och offentliga beställare. De erbjuder bl.a. kurser om offentlig upphandling.
Upphandlingsbryggans ordlista

Upphandlingsmyndigheten

Konkurrensverket