Offentlig upphandling av konst

Direktupphandlingsgränsen

Direktupphandlingsgränsen är det belopp upp till vilket en upphandlande myndighet kan göra inköp utan att genomföra en formell upphandlingsprocess. Det är en ekonomisk gräns för hur stora inköp som kan göras direkt från en leverantör utan anbudstävling. Gränsen finns för att förenkla inköpsprocessen för mindre inköp, där det inte anses kostnadseffektivt att genomföra en fullständig upphandlingsprocess. Den tillåter myndigheter att snabbt och enkelt köpa mindre konstverk eller tjänster från konstnärer eller leverantörer.

Från och med den 1 januari 2024, är direktupphandlingsgränsen i Sverige för lagen om offentlig upphandling (LOU) satt till 700.000 SEK för både varor och tjänster samt byggentreprenader.

Här har vi i Konstuppdrag stora möjligheter att hjälpa till, genom kompetensfält som skulptur.

Tröskelvärdet

Direktupphandling

När en offentlig upphandling ligger under direktupphandlingsgränsen, tillämpas förenklade regler jämfört med mer omfattande upphandlingsförfaranden. Dessa regler är utformade för att underlätta inköp av mindre värde, samtidigt som grundläggande principer om transparens och rättvisa upprätthålls. Här är några generella principer som ofta gäller för direktupphandlingar:

1. Ingen formell anbudsinfordran: Till skillnad från större upphandlingar krävs inte någon formell anbudsinfordran eller annonsering. Upphandlande myndigheter kan direkt kontakta potentiella leverantörer.
2. Förenklad beslutsprocess: Myndigheten kan fatta beslut baserat på enklare jämförelser och bedömningar, vilket ofta innebär mindre byråkrati och snabbare processer.
3. Begränsade krav på dokumentation: Kraven på dokumentation och formaliteter är ofta mycket lägre. Det kan räcka med enklare offertförfrågningar och kontrakt.
4. Pris och kvalitet: Valet av leverantör bör fortfarande baseras på faktorer som pris och kvalitet. Även om processen är förenklad, bör myndigheten sträva efter att få bästa möjliga värde för pengarna.
5. Transparens och jämförelse: Även om processen är enklare, bör det fortfarande finnas en viss grad av transparens. Myndigheten bör kunna motivera sitt val av leverantör och visa att en rimlig bedömning av alternativen har gjorts.
6. Icke-diskriminering: Liksom i andra upphandlingsprocesser bör principen om icke-diskriminering gälla. Alla potentiella leverantörer bör ha en rättvis chans att bli övervägda.
7. Direktavtal: Upphandlande myndigheter kan ingå direktavtal med leverantörer utan att behöva gå igenom en anbudsgivningsprocess.

Mellan direktupphandlingsgränsen och tröskelvärdet

För belopp över direktupphandlingsgränsen men under EU:s tröskelvärden måste upphandlingen fortfarande genomföras enligt LOU, men förfarandet kan vara förenklat jämfört med upphandlingar som överskrider tröskelvärdet. De huvudsakliga stegen som behöver följas är:

1. Förberedelse: Den upphandlande myndigheten bör noggrant definiera vad som behöver köpas in och vilka krav som ska ställas för pris, specifikationer och kvalitet.
2. Annonsering: Även om det inte alltid krävs att upphandlingen ska annonseras i hela EU (som det gör över tröskelvärdet), bör en annonsering ske på ett sätt som är lämpligt för att nå potentiella leverantörer, ofta genom nationella annonseringskanaler eller den upphandlande myndighetens webbplats.
3. Tilldelning: Den upphandlande myndigheten bör välja leverantör baserat på de kriterier som har fastställts i förväg för att undvika godtycklighet. Valet bör kunna motiveras på objektiva grunder för att säkerställa att myndigheten får bästa möjliga värde för pengarna.

Villkoren för dessa upphandlingar regleras i detalj i LOU, som är den svenska implementeringen av EU:s direktiv om offentlig upphandling. LOU finns till för att säkerställa transparens och rättvisa i upphandlingsprocessen och för att främja konkurrens. Detaljerna kring hur upphandlingar ska genomföras, inklusive de för upphandling av konst, är fastställda i denna lag.

Över tröskelvärdet

När en offentlig upphandling av konst överstiger tröskelvärdet, måste den genomföras enligt en strikt reglerad process. Reglerna är utformade för att säkerställa transparens, rättvisa och konkurrens på en större marknad, ofta på EU-nivå. Här följer några av de centrala aspekterna som gäller för sådana upphandlingar:

1. Öppna anbudsförfaranden: Upphandlingar över tröskelvärdet kräver normalt ett öppet anbudsförfarande. Detta innebär att anbudsinfordran måste offentliggöras så att alla intresserade leverantörer, oavsett deras geografiska läge, har möjlighet att delta.
2. Transparent process: Hela upphandlingsprocessen måste vara transparent. Det innebär att alla beslut och kriterier för utvärdering av anbud ska vara tydliga och tillgängliga för alla intressenter.
3. Förhandsmeddelande: Ett förhandsmeddelande om den planerade upphandlingen publiceras ofta i officiella journaler eller databaser, som till exempel TED-databasen (Tenders Electronic Daily) i EU.
4. Utvärderingskriterier: Kriterierna för utvärdering av anbud måste vara objektiva och icke-diskriminerande. De kan omfatta faktorer som pris, kvalitet, teknisk förmåga, estetiskt värde, och erfarenhet.
5. Tidsramar och förfaranden: Det finns strikta tidsramar och förfaranden som måste följas, inklusive tidsfrister för att lämna anbud och för upphandlande myndigheter att fatta beslut.
6. Avtal och juridisk översyn: Efter att en leverantör har valts, upprättas ett kontrakt som måste följa gällande lagar och regler. Detta kan inkludera översyn av juridiska aspekter som upphovsrätt och underhåll av konstverket.
7. Klagomål och överklaganden: Det måste finnas möjligheter för leverantörer att lämna klagomål eller överklaga beslut som fattats under upphandlingsprocessen.
8. Dokumentation och redovisning: Upphandlande myndigheter måste dokumentera hela upphandlingsprocessen noggrant och vara beredda att redovisa beslut och processer för granskning.

Konstundantaget

Konstundantaget är en särskild regel inom offentlig upphandling som möjliggör för offentliga aktörer att direkt anlita konstnärer för projekt som överstiger direktupphandlingsgränsen. Detta undantag erkänner det unika med konst och konstnärens personliga uttryck, vilket gör det svårt att standardisera jämförelser och bedömningar likt andra varor och tjänster. För att använda undantaget måste det finnas en klar motivering som visar på verket eller tjänstens unika natur och förklarar varför en vanlig upphandlingsprocess inte passar. Rättsfallen i frågan visar att gränsdragningen är svår och att undantaget bör användas med försiktighet.